De vorm waarin het nieuws is verpakt, is minstens zo belangrijk als de boodschap zelf. Het schrijven van een goed persbericht is daarom een kunst op zich. Het onderwerp moet duidelijk en helder overkomen bij de juiste media. Bovendien moeten de media gestimuleerd worden om er iets mee te doen.

Xozo Communicatie kent de kneepjes van het vak en geeft u advies over hoe u het beste een pakkend persbericht kunt schrijven en versturen. U kunt het persbericht daarna zelf opstellen, waarna wij het nalopen en redigeren. Uiteraard kunnen wij ook zelf het persbericht schrijven aan de hand van de informatie die u ons verstrekt. Voorts organiseren wij enkele keren per jaar een workshop persbericht schrijven, waarin we met de deelnemers het hele proces doorlopen.

Bij het schrijven en versturen van persberichten komt meer kijken dan alleen op de ‘verzendknop’ te drukken en verder af te wachten. Over het hele traject geven wij tips en adviezen.

Stappenplan bij het schrijven van een persbericht

Het schrijven van een goed persbericht is niet iets dat u even snel op een achternamiddag kunt afraffelen. Het schrijven van een persbericht bestaat uit verschillende stappen.

Stap 1: definieer de boodschap

Definieer eerst de boodschap die u naar buiten wilt brengen. Voor uw bedrijf of organisatie is dat natuurlijk het liefst een positieve boodschap. U wilt bijvoorbeeld media-aandacht voor een nieuw project, een nieuw initiatief, een nieuw product of een nieuwe activiteit. Als u hierover een persbericht wilt uitsturen, moet u er uiteraard voor zorgen dat alles gereed is en werkt. Als u bijvoorbeeld een nieuwe website lanceert en deze werkt niet, tast dat uw geloofwaardigheid aan.

Ook bij al langer lopende werkzaamheden of activiteiten kan het de moeite waard zijn om iets naar buiten te brengen, bijvoorbeeld als u een bijzonder resultaat heeft geboekt. Verder zijn onderzoeken vaak een geschikt middel om de media te halen, mits de conclusies boeiend genoeg zijn. U moet het onderzoek zelf hebben laten verrichten en de gebruikte steekproef moet representatief zijn, anders komt u ook niet geloofwaardig over.

Het kan ook zijn dat u een negatieve boodschap naar buiten moet brengen. In dit geval spreken we van crisiscommunicatie. U kunt bijvoorbeeld gedwongen zijn openheid van zaken te geven als er publiekelijk ophef over uw bedrijf of organisatie is ontstaan. Het schrijven en versturen van een persbericht werkt dan beter dan uw kaken stijf op elkaar te houden.

Stap 2: definieer de doelgroep

Definieer de doelgroep aan wie u de boodschap over wilt brengen, en doe dat zo nauwkeurig mogelijk. Gaat het bijvoorbeeld om jongeren, ouderen, ondernemers, inwoners van een bepaalde stad of regio of een groep professionals in een bepaalde branche?

Aan de hand van de doelgroep is het makkelijker te bepalen welke media in Nederland u wilt bereiken. Wilt u alle media van Nederland bereiken? Bedenk dan dat het Nederlandse medialandschap onnoemelijk groot is. Er zijn tien landelijke kranten en talloze regionale dagbladen, meer dan twintig landelijke en regionale televisiezenders, honderden consumententijdschriften en vakbladen en duizenden (nieuws)websites en blogs.

Zeker voor een klein gespecialiseerd bedrijf is het ondoenlijk álle media in Nederland te bereiken, daarvoor is het medialandschap te groot. Xozo Communicatie is goed bekend met de verschillende soorten media in Nederland. Met een nauwkeurige omschrijving van de doelgroep helpen wij u de juiste media te selecteren, waarmee de kans groter wordt dat uw boodschap wordt opgepikt.

Stap 3: schrijf het persbericht

Na het vaststellen van de boodschap en de doelgroep gaan we aan de slag met het daadwerkelijke schrijven van het persbericht. Een persbericht moet duidelijk, helder en bondig zijn, en het liefst niet al te lang. U moet bedenken dat journalisten en redacties elke dag een overdosis aan persberichten ontvangen. Zij maken een strenge selectie van de onderwerpen die voorbij komen, en hebben daarbij meestal geen tijd elk persbericht tot in detail te lezen.

Het is belangrijk dat journalisten en redacteuren in één oogopslag zien waar het om gaat, wie de afzender is en wat de boodschap is. Leg meteen de kern uit waar het om draait en wat de essentie is, zonder dat iemand eerst hele lappen tekst moet lezen.

Hou bij het schrijven van het persbericht ook de hele tijd rekening met uw doelgroep. Een persbericht voor het grote publiek moet begrijpelijker zijn geschreven dan een persbericht voor een geselecteerde groep professionals. Vermijd sowieso het gebruik van afkortingen, vaktermen, vakjargon en namen van onbekende personen. Journalisten en redacteuren hebben geen tijd of zin om onheldere zaken te gaan Googelen, waardoor een persbericht eerder terzijde wordt gelegd.

Stap 4: verstuur het persbericht

Na het schrijven van een persbericht kunt u het versturen. Het is daarbij van belang dit aan de juiste contactpersonen te richten, zonder dat dit ergens op een algemene redactie verzand. Bij Xozo Communicatie kunnen we u helpen de juiste contactpersonen te selecteren om uw boodschap zo effectief mogelijk over te brengen.

Ook het tijdstip van het versturen van het persbericht is erg belangrijk. Samen met u kiezen we een strategisch moment uit, waardoor de kans groter is dat journalisten of redacteuren het oppakken.

Het proces eindigt echter niet zodra u op de verzendknop heeft gedrukt. Zo is het bijvoorbeeld raadzaam om nog even telefonisch contact te hebben met de belangrijkste contactpersonen.

Bij het schrijven van een persbericht werkt Xozo Communicatie het stappenplan samen met u puntsgewijs af. Wilt u meer weten over de kosten, raadpleeg dan de tarieven op onze website of vraag een offerte aan.